Připravil jsem pár bodů pro nové pořadatele srazů Volvoklubu. Několik srazů jsem již udělal, a tak bych se chtěl podělit o zkušenosti z této činnosti.
1. Ten, kdo chce pořádat sraz, by měl promyslet jestli na to stačí sám a nebo si přibrat nějaké pomocníky.
2. Datumy letních a podzimních srazů jsou dány, i když bych se přimlouval za možný posun (ve vyjimečných případech směrem k létu).
3. Vybrat vhodnou lokalitu s ubytováním (tak, aby srazy kolovaly po celé republice),sehnat k této lokalitě co nejvíce informací (www stránky a pod.) a nechat si na foru tuto lokalitu odsouhlasit.Samozřejmě může být několik návrhů.
4. Po odsouhlasení zajistit ve vybrané lokalitě vše potřebné k ubytování na konkrétní termín a stanov jak se bude provádět rezervace ubytování.Doporučuji individuelní rezervaci.
5. Potom můžeš začít připravovat program pro účastníky srazu, aby se celý víkend nenudili a měli nějaké nové zážitky.
6. Rozmysly si dobře. Jaký program připravíš – tak budou účastníci spokojeni.
7. Pokud připravíš nějaké soutěže, je třeba na ně připravit i ceny (zadarmo ani kuře nehrabe). Tady doporučuji se spojit s pokladníkem Volvoklubu a domluvit finanční možnosti.
8. Pokud naplánuješ spanilou jízdu po okolí tak si ji projeď a poznamenej si nebezpečná místa. Neplánuj jízdu po silnici první třídy, pokud to není nutné. Jízda by měla mít přestávku v nějakém zajímavém místě a délku 40-50 Km. Před jízdou udělej vždy bezpečnostní poučení. I když spanilku nezařadíš do programu, tak si nějakou stejně připrav, abys nedopadl jako já na Hluboký, kdy jsem musel narychlo improvizovat, takže se nějaká chybička vloudila. Podrobnosti pro spanilku včetně způsobu jízdy, pošlu na požádání.
9. Spočítej si náklady na sraz a stanov výši dojezdného (vždy nejméně 100 Kč na osobu), ze kterého se uhradí tvoje náklady na pořadatelskou činnost (palivo do auta,telefon,a pod), společné akce (oběd,vstupné a podobně) a ceny do soutěží. Pokud něco málo zbyde, je možné uspořádat třeba ,,Kávu na rozloučení“ pro poslední účastníky a nebo je použít na příští sraz.Prostě to udělat tak, aby se celé dojezdné (po odečtení tvých nákladů) vrátilo účastníkům srazu.
10. Když máš vše hotové, tak vytvoř pozvánku a ve spolupráci s ELDEm (správce webu) ji umísti na stránky Volvoklubu.Není na škodu ji třeba doplnit fotografiemi místa ubytování nebo prostředí.
11. Nevím jestli by mělo smysl ještě dělat zastěračové pozvánky, pokud by byl zájem mohu poskytnout koncept.
12. To by bylo asi vše co mne dneska napadlo a pokud si ještě na něco vzpomenu nebo mi někdo něco navrhne, tak to rád doplním.

DOJEZDNÉ
Tímto se rozumí částka stanovená pořadatelem srazu a je učena na pokrytí přiměřených nákladů pořadatele(ů)a dalších pohledávek o kterých jsem se již zmínil.
Další v samostatném příspěvku.


Přeji všem novým pořadatelům tu nejsnažší cestu ke zdárnému uspořádání srazu.
Pište – poradíme, pomůžeme, posloužíme
Honza

Dojezdné se vybírá při příjezdu v pátek a v sobotu.
Z dojezdného se hradí veškeré náklady spojené s pořádáním srazu.

Dojezdné v minimalni podobe:
Podle propočtu pořadatele

děti do 15 let zdarma

Částka platí po celou dobu srazu.
Zbytek do kasy klubu na další činnost.
Neděste se těchto částek ale jinak to nejde.

Když on to nikdo nečte.